Die Kontrolle der Zeichenformate war bereits unter MS DOS eine komplexe Aufgabe, der die Hilfsmittel jeweils mit eigenen Lösungsansätzen begegneten. Unter MS Windows hat sich die Vielfalt der verwendeten Zeichenformate nochmals vermehrt, so daß die Unterscheidbarkeit mit den Mitteln der Braillezeile an eine Grenze gestoßen ist. In der Berufspraxis von Blinden kommen sowohl einfache als auch komplexe Anforderungen an die Formatkontrolle vor. Die Testaufgabe entsprach der einer qualifizierten Schreibkraft: es wurde verlangt, die abweichende Schriftart und -größe einer Überschrift zu erkennen und eine kombinierte Auszeichnung (fett und doppelt unterstrichen) kontrolliert einzugeben.

Einfache Auszeichnungen wie Fett, Kursiv und Unterstrichen sollten nach wie vor durch das Hilfsmittel kontrollierbar sein, wobei die gezielte Abfrage mit Unterlegung auf der Braillezeile (Indikator 1) als geeignetes Verfahren erscheint. Dies entspricht der WinWord-Funktion Format Suchen, die aber vergleichsweise umständlich zu bedienen ist. Um komplexe Zeichenformate effizient kontrollieren zu können, sollte das Hilfsmittel generell auf jeden Formatwechsel im Text aufmerksam machen (Indikator 2). Die Formatmerkmale des einzelnen Zeichens sollten in voller Bezeichnung (Indikator 3) abrufbar sein. Alternativ oder ergänzend hierzu sollte die WinWord-Funktion FormatInfo (Indikator 4) nutzbar sein, das die Formatvorlage und die direkten Zeichen- und Absatzformate der Mouseposition ausgibt. Je nach individueller Vorliebe kann ein Modus nützlich sein, in dem bei Formatwechsel jeweils nur die Änderungen (Indikator 5) ausgegeben werden. Die Bearbeitung formatierter Zeichen wird erleichtert, wenn Formathinweise, Markierung und Cursor auf der Braillezeile unterschiedlich darstellbar sind (Indikator 6). Um besondere Formatierungen wie "doppelt unterstrichen" eingeben zu können, sollte das Dialogfeld Format Zeichen uneingeschränkt bedienbar sein (Indikator 7). Das Dialogfeld Format Zeichen ist auch Hauptbestandteil der Funktion Format Suchen. Wenn alle Indikatoren erfüllt sind, so erlaubt das Hilfsmittel eine vollständige Formatkontrolle ebenso wie die Ausbildung individueller Arbeitsweisen.

Im Test verfügten alle Produkte über Möglichkeiten zur Beobachtung der Zeichenformate, jedoch waren die Reichweite und die Art der Darstellung sehr verschieden. Den Abruf der Auszeichnungen Fett, Kursiv und Unterstrichen mit Unterlegung auf der Braillezeile hatten nur Blindows und Windots beibehalten, bei Insight war dieser Modus in einer komplexen Funktion zur Layoutkontrolle einstellbar. Die Meldung eines Formatwechsels war bei den meisten Produkten in irgendeiner Form möglich, jedoch meldete nur IBM SR/2 alle Formatwechsel, die anderen Produkte hatten mehr oder weniger große Abstriche zu verzeichnen und konnten z.B. "doppelt unterstrichen" nicht melden. Virgo konnte nur die Attribute fett und kursiv melden. Der Abruf der Formatmerkmale eines einzelnen Zeichens war bei Blindows, IBM SR/2, Insight und Virgo möglich, allerdings nannten Blindows und Insight nicht alle Merkmale. Die Zeichengröße gab Insight in Pixel und nicht in Punkt an, so daß der Anwender umrechnen muß. Windots nannte nicht die Merkmale des einzelnen Zeichens, sondern gab nur Änderungen an. Das FormatInfo wurde von einem Teil der Produkte angezeigt (IBM SR/2, Insight, Windots), Virgo lieferte eine Ersatzlösung in den WinWord-Makros. Eine unterschiedliche Darstellung von Formathinweisen, Markierung und Cursor konnte nur mit Insight eingestellt werden. Das sehr komplexe Dialogfeld Format Zeichen wurde überwiegend bewältigt, allerdings hatte Windots Schwierigkeiten mit dem Listfeld Unterstreichung, so daß die doppelte Unterstreichung im Test nicht ausgeführt werden konnte. Insgesamt betrachtet hatte IBM SR/2 funktionell die weitreichendste Lösung, während Insight besonders flexibel in der Einstellung individueller Arbeitstechniken war. Interessant ist auch die Lösung von Blindows, verschiedene Darstellungsweisen zu mischen. Virgo fiel bei dieser Aufgabe deutlich zurück.

Die Strukturierung von Texten durch Einrückungen, Aufzählungen, wechselnde Zeilenabstände etc. war zur Zeit der DOS-Anwendungen mit der Braillezeile annähernd kontrollierbar. Unter WinWord haben sich die Möglichkeiten nicht wesentlich erweitert, sind aber durch die jetzt üblichen proportionalen Schriftarten schwieriger für die Braillezeile umsetzbar. Eine neue Anforderung sind feine Abstufungen in den Zeilenabständen, die erst durch die grafische Bildschirmdarstellung allgemein üblich geworden sind. In der Testaufgabe wurden die verbreitetsten Absatzformate überprüft.

Die Eingabe der meisten Absatzformate erfolgt im Dialogfeld Absatz, das vollständig bedienbar sein sollte (Indikator 1). Zentrierungen und Einrückungen sollten auf der Braillezeile proportional wiedergegeben werden (Indikator 2). Um Aufzählungen kontrolliert einsetzen zu können (Indikator 3), sollte das entsprechende Dialogfeld bedienbar sein und das grafische Aufzählungszeichen im Text wiedergegeben werden. Auf einen Wechsel des Zeilenabstands sollte das Hilfsmittel aufmerksam machen (Indikator 4), wobei die herkömmliche Lösung, in der Brailledarstellung eine Leerzeile einzuschieben, zu eng gefaßt sein dürfte. Differenzierte Wechsel von Zeilenabständen werden vorzugsweise über Formatvorlagen kontrolliert, so daß das entsprechende Listfeld in der Symbolleiste bedienbar sein sollte (Indikator 5). Die WinWord-Funktion FormatInfo, die die Merkmale der Formatvorlage sowie die direkten Zeichen- und Absatzformate der Mouseposition ausgibt, sollte nutzbar sein (Indikator 6).

Das Dialogfeld Format Absatz war im Test unproblematisch. Auch Zentrierungen und Einrückungen wurden von allen Produkten proportional auf der Braillezeile wiedergegeben. Das Dialogfeld Aufzählungen war bei Blindows kontrolliert bedienbar, ebenfalls bei Insight durch eine zusätzliche Bedienfunktion. IBM SR/2 und Windots wiesen geringe Einschränkungen auf, da die verschiedenen Aufzählungszeichen teilweise nicht eindeutig dargestellt waren. Bei Virgo war das Dialogfeld nicht bedienbar, jedoch war die Funktion in den extra gelieferten WinWord-Makros komfortabel gelöst. Auf einen Wechsel des Zeilenabstandes wurde überwiegend nicht aufmerksam gemacht, lediglich Blindows und Insight fügten bei doppeltem Zeilenabstand eine zusätzliche Leerzeile ein, bei Windots war diese Funktion fehlerhaft ausgeführt. Feinere Abstufungen konnten ansatzweise bei Insight im Modus Layoutkontrolle und bei Virgo in den mitgelieferten WinWord-Makros erkannt werden, jedoch konnten diese Lösungen im Hinblick auf die gewünschte Meldefunktion nicht befriedigen. Das Listfeld Formatvorlage ist bei allen Produkten bedienbar, bei IBM SR/2 und Virgo allerdings nur mit Tastenfunktionen. Das FormatInfo wurde von einem Teil der Produkte angezeigt (IBM SR/2, Insight, Windots), Virgo lieferte eine Ersatzlösung in den WinWord-Makros. Insgesamt erreichten die getesteten Produkte in der Kontolle von Absatzformaten einen relativ hohen Stand, mit Ausnahme von Virgo, das mehrere der geforderten Indikatoren nur in den extra gelieferten WinWord-Makros erfüllte. Ein Nachholbedarf bestand bei allen Produkten in der Meldung wechselnder Zeilenabstände.

Zur Kontrolle des Seitenumbruchs sind verschiedene Arbeitstechniken einsetzbar. Eine Schwierigkeit mit Blindenhilfsmitteln ist zum einen die Erkennung der entsprechenden grafischen Hilfszeichen. Weiterhin werden zur Kontrolle der Seitenzahl in der Statuszeile die Sprung- und Überwachungsfunktionen des Hilfsmittels gefordert.

Für Texte von wenigen Seiten Umfang ist es ausreichend, die Seitenumbrüche einzeln zu kontrollieren. Die Hilfslinien für den automatischen und den manuellen Seitenwechsel sollten unterscheidbar dargestellt sein (Indikator 1). Bei längeren Texten wird der Seitenumbruch durch spezielle Absatzformate geregelt. Deren Einstellung im Dialogfeld Format Absatz sollte uneingeschränkt möglich sein (Indikator 2), das Grafikzeichen für den Absatzschutz sollte erkennbar sein (Indikator 3). Die Seitenzahl in der Statuszeile sollte in Braille oder per Sprachausgabe überwachbar sein (Indikator 4).

Im Test zeigten alle Produkte die Hilfslinie für den manuellen Seitenumbruch, keines jedoch zuverlässig den automatischen Seitenumbruch; bei Virgo war die entsprechende Funktion fehlerhaft. Die Einstellung der Optionen für den Seitenumbruch im Dialogfeld Format Absatz war bei allen Produkten möglich, das entsprechende Grafikzeichen zur Anzeige des Absatzschuztes wurde jedoch nur bei Insight mit einer Zusatzfunktion dargestellt. Die Seitenzahl in der Statuszeile konnte von allen Produkten auf irgendeine Art überwacht werden. Somit war die Kontrolle des Seitenumbruchs mit allen Produkten möglich, wobei jedoch in der Wahl der Arbeitsweise enge Einschränkungen bestanden. Die vielseitigsten Möglichkeiten bot Insight.